Quelles sont vos obligations concernant le formalisme de la décision unilatérale de l’employeur ? Besoin d’information ou d’accompagnement ? Voici quelques conseils pratiques !
La mise en place ou la modification de votre régime est à formaliser soit par :
- voie de conventions ou d’accords collectifs ;
- à la suite de la ratification à la majorité des intéressés d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise ;
- une décision unilatérale du chef d’entreprise.
La DUE – Décision Unilatérale de l’employeur – est le moyen le plus utilisé par les entreprises pour mettre en place une mutuelle collective obligatoire et/ou un contrat prévoyance.
La DUE est un document écrit par lequel, vous, chef d’entreprise, prenez un engagement envers vos salariés.
Vous décidez, unilatéralement, des modalités de couverture santé et/ou prévoyance que vous souhaitez instaurer dans votre société.
Que doit contenir une DUE ?
Ce document engage la responsabilité de votre entreprise. Il est donc indispensable que la DUE comporte toutes les informations suivantes :
- les bénéficiaires du contrat (catégories de salariés couverts par référence aux critères objectifs ) ;
- les niveaux de garanties et taux de remboursement ;
- le montant des cotisations et la participation financière de l’employeur ;
- les cas de maintien de garanties en cas de suspension du contrat de travail rémunérée ;
- la date de prise d’effet et la durée de la DUE ;
- les éventuels cas de dispense d’affiliation.
A titre facultatif, la DUE peut mentionner le nom de l’organisme assureur qui a été choisi.
Quelles sont les exigences liées à la DUE ?
- S’il y a des différences (niveau de garanties, taux de cotisations, participation employeur, etc…) entre les collèges de salariés cadres et non-cadres, nous préconisons de rédiger deux DUE différentes.
- Vous avez une obligation d’information : vous devez porter le contenu de la DUE à la connaissance de chaque salarié par écrit (document joint au bulletin de paie, remise en main propre, envoi par courrier, …).
- Il faut conserver la preuve de la remise de la DUE à chaque salarié en cas de contrôle Urssaf.
Comment rédiger une DUE ?
Il n’existe pas de formulaire officiel permettant de remplir une DUE. Ce sera à chaque entreprise de rédiger sa propre décision unilatérale. Elle peut être rédigée par
Comment modifier la DUE ?
La modification de la DUE ne peut se faire par avenant.
En cas de modification du régime et/ou de mise en conformité à la suite d’une évolution règlementaire nécessitant d’être formalisée dans ladite décision, alors il convient de refaire une nouvelle DUE intégrant les modifications souhaitées.
Le formalisme de modification est le même que pour la rédaction et mise en place d’un régime.
À QUELLE DATE FAUT-IL ÊTRE EN CONFORMITÉ ?
- Pour les nouveaux régimes de protection sociale : immédiatement.
- Pour les régimes déjà existants au 1er janvier 2022 :
Vous bénéficiez d’une période transitoire : jusqu’au 31 décembre 2024.
Ce délai permet aux entreprises de prendre le temps de se mettre en conformité…
IMPORTANT
L’application de cette période transitoire est soumise à la condition qu’aucune modification relative au champ des bénéficiaires n’intervienne dans l’acte de mise en place du régime avant le 31 décembre 2024.
- Autrement dit, si vous apportez, durant cette période, des modifications relatives aux bénéficiaires du régime de protection sociale mis en place au sein de votre entreprise, alors vous devez à cette occasion appliquer immédiatement les dispositions du décret et le nouveau libellé. Vous ne pouvez plus profiter de la période transitoire. Exemple : changement du collège des assurés tel qu’un passage d’un collège ensemble du personnel à deux collèges cadres et non-cadres.
Quels libellés utiliser ?
Pour la définition des cadres et des non-cadres, il s’agit d’un simple changement de libellés à prévoir dans l’acte de mise en place du régime.
